L’UDAF de la Réunion modernise ses usages bureautiques

Copieurs, gestion sécurisée des impressions et écrans interactifs : l’UDAF (L’Union Départementale des Associations Familiales) a fait appel à Alliance Bureautique pour équiper ses différents sites et répondre à ses enjeux de sécurité, de confidentialité et de modernisation des espaces de travail.

Dans cette interview vidéo, Frédéric Besnard, Gestionnaire de la Vie Statutaire et des Systèmes d’Information à l’UDAF revient sur les missions de l’association, les problématiques rencontrées au quotidien et les solutions mises en place avec Alliance Bureautique.

Sécuriser les impressions et limiter le gaspillage avec Watchdoc

Dans le cadre de ses activités, l’UDAF est amenée à gérer de nombreuses données personnelles et informations sensibles. La sécurité des documents imprimés constitue donc un véritable enjeu, notamment au regard des exigences du RGPD.

Avant la mise en place de la solution de gestion des impressions Watchdoc, une problématique se posait régulièrement : les collaborateurs lançaient leurs impressions sans nécessairement aller les récupérer.

Résultat : des documents pouvaient rester sur les imprimantes, accessibles à d’autres personnes, tandis que certaines impressions n’étaient finalement jamais récupérées. Une situation qui entraînait à la fois du gaspillage de papier et de consommables, mais aussi un risque en matière de confidentialité.

Avec Watchdoc, chaque utilisateur dispose désormais de son propre code pour récupérer ses documents. Les impressions sont ainsi sécurisées et ne sont délivrées qu’au moment où le collaborateur vient les récupérer.

Cette organisation permet de mieux maîtriser les impressions tout en limitant le risque que des documents contenant des informations sensibles restent visibles par tous.

« L’idée était de maitriser ce flux d’impression et de rentrer un peu plus dans la protection des données. »

Des équipements déployés sur les sites de l’UDAF

Les solutions mises en place par Alliance Bureautique sont aujourd’hui présentes sur les différents sites de l’UDAF.

Cette implantation permet d’harmoniser les équipements et les usages au sein des différents établissements, tout en apportant aux collaborateurs des outils adaptés à leurs besoins professionnels.

Au-delà des copieurs et de la gestion des impressions, l’UDAF a également choisi de moderniser ses espaces de réunion grâce à l’installation de deux écrans interactifs.

Ils permettent notamment d’organiser des :

• réunions internes ;
• visioconférences ;
• formations pour des groupes importants ;
• sessions de formation spécifiques, comme les stages de responsabilité parentale.

Ces équipements offrent ainsi davantage de possibilités pour présenter des contenus, échanger avec les participants et organiser des formations dans de bonnes conditions.

Alliance Bureautique : la proximité et la réactivité au cœur de l’accompagnement

Au-delà des équipements et des solutions déployées, le choix d’un prestataire repose également sur la qualité de l’accompagnement.

Dans son témoignage, Frédéric Besnard souligne notamment sa satisfaction concernant le relationnel client et la réactivité des équipes d’Alliance Bureautique.

 » À l’heure actuelle, je n’ai pas de souci particulier. Ils ont toujours été réactifs, on a la chance d’avoir un bon commercial que je connais maintenant depuis de nombreuses années. Dès qu’on a un souci ou un besoin particulier, il est toujours disponible. »

Un accompagnement de proximité qui complète les solutions technologiques mises en place et permet à l’UDAF de bénéficier d’un interlocuteur disponible dans la durée.

Un projet qui associe sécurité, maîtrise des impressions et collaboration

Avec le déploiement de copieurs sur ses sites, la mise en place de Watchdoc et l’installation de deux écrans interactifs, l’UDAF dispose aujourd’hui d’un environnement bureautique mieux adapté à ses enjeux.

« Cela répond à nos besoins et à nos attentes, il y a toujours moyen de contacter rapidement et d’avoir des solutions aussi. »

Sécurisation des documents, réduction du gaspillage, maîtrise des impressions, modernisation des salles de réunion et accompagnement de proximité : autant de problématiques auxquelles Alliance Bureautique a contribué à répondre grâce à une approche adaptée aux besoins de l’UDAF.

🎥 Découvrez le témoignage complet en vidéo et plongez au cœur du projet mené par l’UDAF et Alliance Bureautique.

Merci à Mr BESNARD pour ce témoignage et sa disponibilité, ainsi qu’à l’UDAF pour leur confiance.